Privacy Verklaring Cobot vzw

Cobot is het sectorale opleidingscentrum voor de textielindustrie

Wij adviseren en assisteren  werknemers en kandidaat-werknemers uit de textielsector op diverse scharnierpunten van hun loopbaan. Wij willen hen maximaal ondersteunen en begeleiden bij het ontwikkelen en versterken van hun competenties doorheen hun loopbaan.
Ook helpen wij textielbedrijven bij het uitwerken van een competentiebeleid en van een divers personeelsbeleid.

Cobot is een vzw, gevestigd te Poortakkerstraat 92, Sint-Denijs-Westrem.

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van Cobot vzw (hierna genoemd “Cobot”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons. Deze privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is van toepassing op onze websites www.cobot.be en www.textielopleidingen.be (hierna genoemd de “website”). Zij is ook van toepassing op alle (commerciële) relaties tussen Cobot en haar klanten, prospecten en business partners.

Cobot wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de EU Verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. (GDPR)

Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Cobot verzamelt, alsook over de wijze waarop Cobot deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

De persoonsgegevens die Cobot verwerkt worden geregistreerd in bestanden van Cobot en worden bijgehouden op het adres van Cobot en op back up servers.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds in het kader van de activiteiten van Cobot, namelijk het organiseren van opleidingen, het verstrekken van opleidingssteun en ondersteunende activiteiten, zoals het verschaffen van informatie of advies. De persoonsgegevens worden gebruikt om de gevraagde of afgesproken diensten of informatie snel en efficiënt te kunnen leveren. Persoonsgegevens zijn nodig om de vraag correct te kunnen interpreteren, de status van de vraagsteller te kennen, met gebruikers te kunnen communiceren, de passende diensten te leveren, achteraf te kunnen peilen naar gebruikerstevredenheid en – via statistieken – verslag uit te kunnen brengen over onze dienstverlening naar diverse stakeholders toe.

Cobot houdt gegevens bij van de personen die behoren tot de doelgroepen van de Cobot-activiteiten, en van de organisaties die Cobot in dit verband inschakelt (opleiders, consultants, …)

Aangezien Cobot volgens zijn statuten instaat voor de competentieversterking van werknemers uit de textielsector(pc 120 en 214), zal Cobot steeds streven naar een zo compleet mogelijk beeld van zijn gebruikers, waarbij individuele parameters zoals leeftijd en scholingsniveau, worden gecombineerd met gegevens over de functie en de onderneming waar men deze uitoefent, en de reeds verworven competenties. Cobot kan hiervoor de gegevens die een werknemer toelevert combineren met de gegevens die een werkgever of opleider toeleveren.

De Cobot-dienstverlening wordt gefinancierd door de bedrijven en werknemers uit de Belgische textielsector. De Cobot-dienstverlening, het verstrekken van opleidingen en opleidingssteun, richt zich dan ook tot deze bedrijven en werknemers en tot eventueel toekomstige werknemers in opleiding.

Rechtsgronden van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1. van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, met name:

  • noodzaak voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang te ondernemen, opleidingen te organiseren en het kunnen leveren van de diensten van Cobot;
  • uitvoering van een overeenkomst in het kader van het leveren van de diensten van Cobot.

Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij resp. in kader van:

  • Het inschrijven in een door Cobot georganiseerde opleiding
  • Een samenwerking met Cobot
  • Het gebruik dat u maakt van de diensten van Cobot
  • Het inschrijven voor de nieuwsbrief (al dan niet via de website)
  • Correspondentie met en uitgaande van Cobot
  • Het uitwisselen van business cards

De door Cobot verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Gebruik persoonsgegevens

Cobot kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor:

  • De uitvoering van een opleiding/ workshop/…
  • Het leveren van de diensten van Cobot
  • Het leveren van support
  • Het verzenden van gerichte nieuwsbrieven
  • Rapportering naar de overheid
  • Statistische doeleinden
  • De opmaak van een offerte
  • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen
  • Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Cobot zal uw persoonsgegevens niet delen met derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de doelen en het verlenen van de diensten van Cobot. Indien het noodzakelijk is dat Cobot in dit kader uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.  Cobot garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen zullen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens.

In alle gevallen zal Cobot uw persoonsgegevens niet verkopen of verhuren.

Opslag persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden gedurende 5 jaar bewaard. De dienstverlening van Cobot bestaat op basis van cao-afspraken tussen de sociale partners uit de textielsector. Dergelijke cao’s worden tweejaarlijks afgesproken. Aangezien een bestaande cao een uitwerkingstermijn heeft van minstens 2 jaar, dekken we met een bewaartermijn van 5 jaar steeds minstens een dubbele cao-periode en kunnen we dus ook steeds gedurende minstens twee jaar, voor een volledig afgesloten cao-periode de effectieve dienstverlening duiden en verantwoorden.

Omwille van compliance worden de volgende gegevens voor langere termijn bewaard, dit in speciaal hiervoor gemaakte archieven, hetzij fysiek, hetzij elektronisch:

  • Boekhoudkundige stukken: 10 jaar
  • Verantwoordingsstukken externe subsidiedossiers: 20 jaar

Beveiliging persoonsgegevens

Cobot verbindt er zich toe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Cobot zal alle persoonsgegevens, dewelke zij heeft verzameld, bewaren op een beveiligde server.

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Cobot, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd.

Andere websites

De website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. In geen geval is Cobot verantwoordelijk voor het privacy beleid of de privacy praktijken van enige derde partij.

Update Privacy Verklaring

Cobot is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de website. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de website te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

Uw rechten

Indien er gegevens van U worden verzameld, heeft U ten allen tijde recht op inzage ervan.

Mits een bewijs van identiteit, kunnen Cobot-gebruikers een elektronisch of fysiek uittreksel vragen van hun  persoonsgegevens die Cobot bijhoudt. Op verzoek kunnen desbetreffende gegevens daarna worden aangepast wanneer ze onjuist of onvolledig zouden zijn.

U heeft recht op verwijdering van Uw gegevens wanneer zij niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt.

U heeft recht op verwijdering wanneer U bezwaar zou maken en er geen gronden meer zijn voor deze verwerking of wanneer deze bedoeld zouden zijn voor direct marketing. U heeft recht op beperking van de verwerking van Uw gegevens conform de Privacywetgeving.

U heeft het recht om zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van Uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing.

U heeft het recht Uw persoonsgegevens door te laten sturen naar een door U aangeduide derde verwerker.

Contacteer Cobot

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop Cobot uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

Via e-mail: privacy@cobot.be

of

Via de post: Cobot vzw, Poortakkerstraat 92, 9051 Sint-Denijs-Westrem

Klacht

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – commission@privacycommission.be).